Clublogo%20VIP1

Verslag van de Werkgroepenbijeenkomst van 30 juni 2021

Henk opent even na 20.00 uur de vergadering. Hij licht de agenda toe: vragen en het plan van aanpak van werkgroepen. De werkgroepen zijn druk bezig om een plan van aanpak op te stellen en zijn hiermee al goed op weg. De werkgroepen Ledenadministratie, Recreanten en Sponsoring hebben reeds een concept van het plan van aanpak gestuurd. Er wordt afgesproken voor 1 augustus a.s. een plan van aanpak te sturen naar beide of één van de secretarissen. De plannen worden gepresenteerd tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) van beide verenigingen in september a.s. Tijdens deze ALV’s wordt gestemd over de fusie. Wanneer de uitslag positief is, lijkt een feitelijke fusiedatum rond 1 mei 2022 de meest praktische optie.

De werkgroep Organisatie en structuur geeft aan dat de statuten en het huishoudelijk reglement opnieuw moeten worden opgesteld. Bij ViP zijn in 2013 nog nieuwe statuten en in 2016 een nieuw huishoudelijk reglement opgesteld en dat wordt dan ook de basis voor de nieuwe documenten. Deze stukken worden gepresenteerd bij een te houden oprichtingsvergadering, medio april 2022. Dit wordt een aparte vergadering nadat via beide ALV’s toestemming is gegeven voor de fusie. Ook voor de oprichtingsvergadering worden alle leden uitgenodigd. Uiteraard moeten ook het logo, de verenigingsnaam, de namen van de bestuurders, etc. dan bekend zijn. Om bij de oprichtingsvergadering problemen te voorkomen, worden bij een “normale” ALV van de nieuwe vereniging de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement gepresenteerd.

De werkgroep Financiën presenteert hun plan van aanpak en dat ziet er compleet uit. De kantineopbrengsten worden separaat benoemd in de begroting, zodat duidelijk is hoe groot het aandeel is. Er wordt gevraagd of er een verrekening van de saldi plaatsvindt. In beide statuten staat dat een batig saldo niet aan de leden toekomt, maar aan een door de vereniging te bepalen doel, dat voor beide verenigingen is bedoeld voor de nieuwe vereniging.

De werkgroep Ledenadministratie heeft al een plan opgesteld, dat er goed uitziet. Er zijn veel raakvlakken met andere werkgroepen. Er wordt gevraagd om dit concreet te maken en te benoemen in het plan van aanpak. Als voorbeeld wordt genoemd hoe om te gaan met de rugnummers. De werkgroep Naam, Tenue en Logo ging er vanuit per persoon een nummer te reserveren. Vanuit sponsors is er de wens om per team de nummers 1 t/m 9 te gebruiken. Er wordt nogmaals aandacht gevraagd voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bij de inschrijving van minderjarige leden en om dit te benoemen in het plan van aanpak en huishoudelijk reglement/privacy policy.

Binnen de werkgroep Communicatie heeft een lid van ViP opgezegd en er is geen input meer van ViP in deze werkgroep. Een lid van ViP en tevens lid van de werkgroep Ledeadministratie meldt zich als vrijwilliger om dit waar te nemen. Ook hier begint de werkgroep met het vermelden dat er veel overlap is met andere werkgroepen. Er wordt aandacht gevraagd voor de AVG bij het maken van een website van de nieuwe vereniging en welke koppelingen met ledenadministratie gewenst zijn. Dat wordt in een separaat overleg besproken. Er wordt gevraagd of er al contact is met de lokale kranten, RTV Purmerend, etc. Dit heeft wel de aandacht, maar teveel voorwerk wil de werkgroep niet doen, omdat eerst duidelijk moet zijn dat de fusie doorgaat.

De werkgroep Sponsoring presenteert hun plan dat goed wordt ontvangen, maar ook enkele vragen oproept. Er wordt opgemerkt dat sponsoring per team lastig kan zijn bij veranderende teams. De voorzitter van Bevok ziet ruimte om wat gemakkelijker met de rugnummers om te gaan, gezien de ervaringen bij Bevok. Bij ViP hebben leden een eigen shirt met eigen nummer. Voor sponsoren die ook competitie spelen is het leuk in een shirt met eigen bedrijfsnaam te spelen. Voetbalverenigingen worden genoemd als mogelijk voorbeeld, waar leden hetzelfde tenue hebben, maar elk team een eigen sponsor. Het streven is om voor de nieuwe vereniging een uniform shirt te hebben. Er mag ook ruimte blijven in de keuzes voor (grote) sponsoren. Wellicht is voor de jeugd een andere werkwijze nodig vanwege het snel groeien uit de shirts. Huurshirts kunnen een oplossing, hetgeen bij ViP is ingevoerd. Misschien wordt een sponsor gevonden die shirts van de jeugd wil sponsoren. Kortom, er is veel afstemming nodig met andere werkgroepen.

De werkgroep Naam, Tenue en Logo heeft twee offertes opgevraagd bij bedrijven voor het leveren van de shirts. In september a.s. worden de mogelijkheden verder besproken, zoals het bedrukken van de shirts met een sponsor. Het is nog onduidelijk hoe de shirts worden gefinancierd. Bij Bevok zijn de shirts eigendom van de sponsor en bij ViP zijn de tenues eigendom van de leden. Een andere optie is de shirts huren aan leden per seizoen. Om tot een besluit te komen is afstemming nodig met de werkgroep Financiën en de werkgroep Sponsoring. Het plan is om tijdens de ALV een shirt te presenteren zonder logo en naam. Het broekje van het tenue wordt niet meegenomen in het voorstel en de leden spelen in een eigen korte sportbroek. Daarnaast is er waarschijnlijk de optie om een trainingspak te bestellen. Er is tot op heden geen voorstel voor een logo van de nieuwe vereniging, hetgeen ook afhankelijk is van de naam. In het plan van aanpak, dat gepresenteerd wordt tijdens de ALV, wordt beschreven hoe de nieuwe naam en het logo tot stand komen middels een prijsvraag.

De werkgroep Technische Commissie heeft beleid opgesteld voor de heren- en damesteams van de nieuwe vereniging. Het beleid van de jeugdteams is hierin nog niet opgenomen en dit wordt opgesteld in samenwerking met de voorzitter van de Jeugdcommissie van ViP. Een plan van aanpak om te presenteren in de ALV volgt. De samenwerking tussen beide technische commissies verloopt soepel. Volgend seizoen zijn er acht gezamenlijke damesteams ingeschreven bij de Nevobo, waarvan twee teams wedstrijden spelen in de Beuk en zes teams in de Karekiet. Er zijn acht herenteams ingeschreven, waarvan zes teams in de Beuk spelen en twee teams in de Karekiet spelen.

De werkgroep Recreanten heeft de speerpunten en bedreigingen benoemd in het plan van aanpak. Een van de doelen is de binding met de vereniging bevorderen voor recreanten. Daarnaast is de opzet van de toernooien en trainingen besproken. Er zijn verschillen tussen de financiën van de toernooien. Bij Bevok worden de toernooien betaald door de vereniging en bij ViP doen de leden een bijdrage voor een toernooi. De voorzitter van ViP oppert het introduceren van een nieuwe vorm van volleybal, Old-stars- of No-jump volleybal, voor recreanten. De Recreantencommissie van Bevok bestaat uit één persoon en aanvulling in de commissie is gewenst.

De werkgroep Scheidsrechters en Officials is van plan de werkwijzen van de beide Scheidsrechterscommissies samen te voegen. Bij Bevok wordt het fluiten van wedstrijden toegewezen aan een team en bij ViP fluiten vrijwilligers wedstrijden. De nieuwe voorgestelde werkwijze is tot aan de derde klasse teams aan te wijzen voor het fluiten van wedstrijden en voor een hogere klasse vrijwilligers in te delen. Hetzelfde voorstel is er voor de jeugd, waarin tot aan de C-jeugd ouders wedstrijden fluiten en de oudere jeugdleden / vrijwilligers aangewezen worden om een hogere klasse te fluiten. Beide verenigingen beschikken over een verenigingsexpert, die scheidsrechters opleidt.

De werkgroep Activiteiten en toernooien, incl. beach heeft de toernooien van beide verenigingen besproken en de toernooien vullen elkaar goed aan. In maart wordt jaarlijks een recreantentoernooi georganiseerd, waarbij alle leden kunnen inschrijven. Dit is een optie voor een toernooi en feest ter ere van de fusie. Voor de organisatie van dit toernooi zijn nog vrijwilligers nodig. De organisatoren van toernooien verschillen bij de verenigingen. Bij Bevok worden de activiteiten georganiseerd door een groep vrijwilligers per activiteit en bij ViP organiseren de bijbehorende commissies een toernooi. De werkgroep streeft ernaar een aanspreekpunt voor vrijwilligers te benoemen. De organisatie van Beachvolleybal blijft hetzelfde, omdat ViP alleen beachvolleybal aanbiedt en afstemming tussen beide verenigingen daarom niet het nodig is.

Een werkgroep Kantine wordt opgericht voor het afstemmen van de werkzaamheden voor de Kantine(commissie) in de Karekiet.

Vorige post
26 / 53
Volgende post

Sponsoren

purmer
winkelaar
DeBarbiers
banne
Colours%20at%20home%20at%20waterland
sierenjonk.jpeg

Sponsoren in natura

ijbouw
dmfkrediet
Webdesignmennoklein

Adres

Sporthal de Karekiet
Postadres:
Wonderfontein 58
1448 SM Purmerend

Contactpersoon: Else Wiersma
secretaris@vippurmerend.nl